Watchdog Office-n-PDF: Dokumentenmanagementsystem für Windows

Office-n-PDF ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem für Windows. Wichtige Schreiben werden gescannt und als PDF archiviert – zum schnellen Nachschlagen bei Bedarf. Watchdog ergänzt Office-n-PDF und passt selbstständig auf, ob neue Dokumente im Rechner vorliegen, die dem Archiv hinzugefügt werden sollen.

So bleibt das Dokumentenarchiv stets vollständig.

Watchdog Office-n-PDF Archivierungsprozess

Kurz zusammengefasst:

  • Neu: Überwachungs- und Archivierungstool Watchdog
  • Setzt das DMS Office-n-PDF für Windows voraus
  • Ordner-Überwachung für PDF- und TIF-Dateien
  • E-Mail-Überwachung für Dokumentenanhänge
  • Einfache Festlegung des Ziel-Archivpfades
  • Mehrsprachige OCR-Texterkennung
  • PDF/A-Support inklusive Verwendung der elektronischen Signatur
  • Watchdog für Office-n-PDF unterstützt bis zu 6 Zieldatenbanken
  • Preis: ab 179 Euro

Office-n-PDF: Dokumentenmanagementsystem für Windows

Der klassische Aktenschrank im Büro hat zunehmend ausgedient. Immer mehr Firmen, Praxen, Behörden und auch Privatanwender speichern ihre wichtigen Dokumente lieber in digitaler Form auf dem Computer. Dabei hilft seit vielen Jahren das stetig weiterentwickelte Office-n-PDF. Es scannt Papierdokumente ein und wandelt sie in ein PDF um. Dank der OCR-Texterkennung können die Inhalte der Schreiben sogar durchsucht oder via Copy&Paste in anderen Programmen weiterbearbeitet werden.

Diana Berz von JBSoftware: „Das war uns aber noch nicht genug. Wir haben festgestellt, dass es doch immer wieder die eine oder andere Textdatei gibt, die keinen Eingang in die Datenbank findet. Schuld daran ist nicht die Technik, sondern der Mensch. Denn er muss ja das Kommando zur Archivierung geben. Um dem Anwender auch diese Arbeit abzunehmen, ist Watchdog entstanden. Das Tool achtet im Hintergrund von selbst darauf, ob neue wichtige Dokumente im Rechner vorliegen – und archiviert sie automatisch in Office-n-PDF.“

Watchdog wacht nach seinem Aufruf im Hintergrund und überprüft zu jeder Zeit, ob neue zu archivierende Dokumente vorliegen. Dabei schlägt das DMS-Tool zwei Wege ein.

Watchdog Einstellungen Allgemein

Option 1: Es wird ein extra für diesen Zweck angelegter „Hot Folder“ überwacht. Alle Dokumente, die in diesem Ordner abgelegt werden, archiviert Watchdog im Hintergrund ganz automatisch.

Option 2: Watchdog überwacht auch eingehende E-Mails. PDF- und TIF-Anhänge werden dabei ebenfalls automatisch im Hintergrund archiviert.

Diana Berz: „Die E-Mail-Überwachung lässt sich sehr gut dafür verwenden, um sich selbst wichtige Dokumente per Mail zuzusenden, die dann sofort archiviert und auf diese Weise sicher verstaut werden.“

Die OCR-Texterkennung wandelt starre PDFs übrigens in durchsuchbare Dokumente um. Bei der Texterkennung werden neben Deutsch auch viele andere Sprachen unterstützt. Neue Dokumente lassen sich auch als unveränderbares PDF/A-Dokument mit elektronischer Signatur archivieren. So können wichtige elektronische Unter¬lagen revisionssicher in Office-n-PDF abgelegt werden.

Watchdog kann bis zu sechs Office-n-PDF Zieldatenbanken ansprechen – und kostet dabei ab 179 Euro. Damit Watchdog arbeiten kann, ist das Dokumentenmanagementsystem Office-n-PDF in der Standard- oder Professional-Edition erforderlich. Es steht eine zeitlich unbefristete Testversion zur Verfügung.

Wichtige Links:
Homepage:
http://www.watchdog-opdf.com/
Informationen zu Office-n-PDF: http://office-n-pdf.jbsoftware.de/