Jeder kennt sie, die lästigen und unnötigen Spam-E-Mails, die trotz aller Vorsicht im Postfach landen. Das Problem ist nicht nur ein vermüllter Posteingang, sondern auch die Gefahr von Schadsoftware, die mit Spam-Mails verschickt wird. Was für den Privatanwender schon zur Gefahr wird, bringt für Dein Unternehmen nochmal sehr viel mehr Risiken.
Das ganze IT-System kann unter Umständen gefährdet werden, wenn Du es nicht schützt. Wir verraten Dir, wie Du Dich zuverlässig vor Spam schützen kannst.
Standardschutz reicht nicht aus – es braucht Profi-Software
Von Haus aus sind E-Mail-Systeme wie Outlook oder Thunderbird mit einem Spam-Filter ausgerüstet, er reicht aber oft nicht aus. Profi-Software wie Cloud Antispam geht tiefer und schützt Dich zuverlässiger vor Arbeitsausfällen, Spam im Posteingang und Risiken.
Je größer Dein IT-System nebst Posteingängen ist, desto wichtiger ist die richtige Lösung. Kleinere oder private Postfächer lassen sich oft noch durch vordefinierte Spam-Filter schützen, die Quote liegt allerdings bei höchstens 90 %.
Warum Spam Dein Unternehmen nachhaltig gefährdet
Vielleicht denkst Du an dieser Stelle noch, dass die paar Spam-Mails eigentlich nicht stören. Du erkennst sie auf einen Blick und filterst sie aus, aber können das Deine Mitarbeiter auch? Oft sind Spam-Mails mit Downloadlinks ausgestattet, sodass schnell illegale Downloads auf dem Firmenserver landen. Spätestens jetzt hast Du ein Problem, denn Du als Geschäftsführer haftest für Deine Mitarbeiter und ihr Fehlverhalten.
Aufklärung ist das A und O, reicht aber nicht aus, um Spam zuverlässig zu eliminieren. Selbst wenn jeder Deiner Mitarbeiter genau weiß, welche Mails nicht zu öffnen sind, ist das Problem damit nicht beseitigt. Cyber-Kriminelle kennen sich immer besser aus und wissen, wie gut Filter mittlerweile funktionieren. Die täuschend realistische Nachbildung von scheinbar seriösen Websites macht es auch erfahrenen Computernutzern schwer, Spam von sinnvollen Inhalten zu unterscheiden.
Landet der E-Mail Müll erstmal in Deinem Posteingang, ist es schwer ihn von gewünschten Mails zu unterscheiden!
Die wichtigsten Tipps – das kann jeder umsetzen
Neben einer hochwertigen Anti-Spam-Software hast Du selbst die Möglichkeit, eine Menge gegen Spam zu unternehmen. Die Zahlen sind insgesamt gesunken, dafür steigen die Gefahren durch „gut gemachte“ Spam-Mails weiter an. Die nachfolgenden Tipps helfen Dir und Deinen Mitarbeitern dabei, Risiken zu minimieren:
- Klicke niemals Links an, die Dir in E-Mails zugesandt werden. Ausnahme: Du kennst den Absender und hast den Link erwartet. Prüfe die Absenderadresse ganz genau, Spammer nutzen oftmals Buchstaben- und Zahlendreher, um Dich zu verwirren.
- Ändere die Passworte der Firmen-E-Mail-Accounts regelmäßig und halte Deine Mitarbeiter dazu an, sichere Passworte zu wählen.
- Lade Bilder aus E-Mails nicht automatisch runter. Prüfe vor jedem Download, ob er gewünscht ist.
Du selbst nutzt eventuell bereits sichere Passworte, aber nach wie vor sind „simple Strukturen“ noch weit verbreitet. Halte also nicht nur Dich selbst, sondern auch Dein Team dazu an, Zugänge regelmäßig mit neuen Passworten zu schützen und so Probleme zu vermeiden.
Tipp: Spam wird vor allem dann nicht zum Problem, wenn Du verschiedene Schutzmaßnahmen miteinander verknüpfst. Eine hochwertige Software, ein aufgeklärtes Team und Umsicht bei der Nutzung von E-Mails tragen dazu bei, dass Dein Unternehmen spamfrei bleibt.