Nützliche Softwarehelfer für das Unternehmen

Von | 8. Juni 2017

Mit der Gründung eines Start-ups sowie einer selbstständigen Berufstätigkeit ist zu jeder Zeit sehr viel Arbeit verbunden. Ein Grund dafür, dass Unternehmer stets auf der Suche nach Möglichkeiten sind, welche Prozesse und Abläufe optimieren und damit die Arbeit effizienter gestalten. Auf dem Markt finden sich zahlreiche Softwareprogramme, von denen einige tatsächlich so konzipiert sind, dass sie die tägliche Arbeit erleichtern.

Lohnabrechnungsprogramm

Nützliche Softwarehelfer für das Unternehmen

Selbstständige, die im Rahmen ihres Unternehmens Mitarbeiter beschäftigen, sind gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Arbeitnehmern eine Lohnabrechnung auszustellen. Daneben müssen Arbeitgeber abgabepflichtige Beiträge ihrer Angestellten den entsprechenden Behörden sowie der Krankenkasse melden. Mit der Software-Lösung von Lexware können Unternehmer diese Vorgänge effizient und unkompliziert gestalten. Löhne und Gehälter lassen sich mit dem Programm leicht erstellen und mittels Lexware dakota und ELSTER direkt an den Steuerberater sowie das Finanzamt und die Krankenkassen übertragen.

Buchhaltungssoftware

Mit einer Buchhaltungssoftware lassen sich sämtliche Buchungen für das Unternehmen managen. Dort finden sich zum einen bereits fertige Buchungsvorlagen, zum anderen kann man sogar eigene Vorlagen anfertigen, auf die man bei widerkehrenden Buchungen schnell zugreifen kann. Das Programm erinnert einen rechtzeitig daran, wenn eine Buchung fällig wird. Dadurch mindert sich die Gefahr, dass man im stressigen Berufsalltag Zahlungen vergisst, für die man am Ende zusätzliche Mahngebühren zahlen müsste. Für die Umsatzsteuervoranmeldung werden Zahlen automatisch generiert und können online an das Finanzamt übertragen werden.

Warenwirtschaftssoftware

Die Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, folgende Aufgaben mit nur einem Programm schnell und unkompliziert zu erledigen:

  • Bearbeiten der Aufträge
  • Fakturierung
  • Daten von Kunden, Artikel sowie Lieferanten verwalten
  • Wareneingang und -ausgang organisieren

Die Vor- und Nachteile einer Cloud

Mit der Cloud werden Dateien auf externe Server ausgelagert. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, dass man flexibel von unterschiedlichen Geräten aus (PC, Smartphone, Tablet) online auf die benötigten Dateien zugreifen kann. Zahlreiche Softwareprogramme verfügen inzwischen über eine solche integrierte Cloud-Lösung. Mit einer cloud-fähigen Warenwirtschaftssoftware haben Unternehmer beispielsweise dann die Möglichkeit beim Kunden vor Ort auf die gesamten Daten der Warenwirtschaft zuzugreifen und Aufträge sofort zu erledigen. Das spart Zeit und steigert die Kundenzufriedenheit. Des Weiteren ergeben sich grundsätzlich folgende Vor- und Nachteile aus der Nutzung einer Cloud:

Vorteile Nachteile
  • Man kann sowohl von verschiedenen Geräten, als auch von unterschiedlichen Orten aus auf die Dateien zugreifen. Das ermöglicht das Erledigen der Arbeit zum Beispiel von unterwegs aus. Die Arbeitszeit ist somit optimal genutzt.
  • Abhängigkeit vom jeweiligen Cloud-Anbieter: Wenn der Anbieter Insolvenz anmelden muss oder aus anderen Gründen den Betrieb aufgeben muss ist unklar, was mit den gelagerten Daten passiert.
  • Skalierbarkeit der Dienste (Ressourcen lassen sich in der Regel kurzfristig zu- oder abbuchen). Unternehmer können so beispielsweise flexibel auf Wachstum reagieren.
  • Daten werden auf externen Servern gespeichert, möglicherweise im Ausland. Dabei besteht immer die Gefahr, dass gegen deutsche Datenschutzbestimmungen verstoßen werden könnte, zumal im Ausland andere Rechtsbestimmungen gelten.
  • Zuverlässigkeit der Dienste durch leistungsfähigere USV in der Cloud sowie Ressourcen, die ständig auf den aktuellsten Stand der Technik gebracht werden.
  • Um auf die Daten von jedem Ort aus zugreifen zu können ist eine funktionierende Internetverbindung die Voraussetzung – eine solche ist nicht überall uneingeschränkt gegeben, zum Beispiel unterwegs auf Reisen in ländlichen Gebieten.
  • Kosteneinsparung, da Dienste in der Cloud nur angemietet werden. Dafür fallen vorab kalkulierbare monatliche Kosten an. Da Cloudanbieter ihre Dienste für zahlreiche Nutzer bereitstellen, können sie diese kostengünstiger anbieten.
  • Man spart Speicherplatz auf den eigenen Geräten, was gerade bei großen Datenmengen und kleinen Speicherkapazitäten von Smartphone und Tablet nützlich ist.

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